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Sie müssen die Akteneinsicht in der Regel bei der aktenführenden Behörde beantragen. Die beteiligte Person muss sich also zu der jeweiligen Behörde begeben. Der Antrag ist formlos und fristlos möglich.

Die Behörde kann bestimmen, dass Akteneinsicht nur gewährt wird, wenn eine Vertretung der Behörde Aufsicht führt. Ein Anspruch auf Akteneinsicht ohne Anwesenheit einer Aufsichtsperson besteht nicht.

Auch kann die Behörde im Einzelfall nach pflichtgemäßem Ermessen eine Akteneinsicht an einem anderen Ort gestatten, z.B. wenn eine beteiligte Person in größerer Entfernung zum Sitz der Akten führenden Behörde wohnt. Dann kann die Behörde die Akten auf Antrag der beteiligten Person an eine andere Behörde versenden und dort die Akteneinsicht erfolgen. Akteneinsicht kann sonst auch bei einer diplomatischen oder berufskonsularischen Vertretung der Bundesrepublik Deutschland im Ausland erfolgen.

Wenn auf der Seite der an einem Verwaltungsverfahren beteiligten Person eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt hinsichtlich dieses Verfahrens eingeschaltet und bevollmächtigt ist, gilt auch in Bezug auf diese oder diesen, dass die Akteneinsicht bei der Behörde erfolgt. Die Behörde kann aber nach pflichtgemäßem Ermessen ausnahmsweise bestimmen, dass einer Rechtsanwältin oder einem Rechtsanwalt auch die Mitnahme der Akten in ihre oder seine Kanzlei gestattet wird oder die Behörde die Akten dorthin sendet. Ein Anspruch auf Überlassung der Akten besteht aber nicht.

Insgesamt kann die Behörde über die Art und Weise der Akteneinsicht nach pflichtgemäßem Ermessen bestimmen. So kann die Behörde vor allem auch über den Zeitpunkt der Akteneinsicht bestimmen. Sie muss die Akteneinsicht aber unter zumutbaren Bedingungen gewähren.

Die Akteneinsicht umfasst nicht nur Schriftstücke, sondern auch alle sonstigen Unterlagen wie z.B. Pläne, Fotografien, Karten oder andere Datenträger, die ein konkretes Verfahren betreffen.

Akteneinsicht bedeutet nicht nur bloße Einsichtnahme. Vielmehr kann eine Akteneinsicht gerade bei umfangreichen Akten zu einem Verfahren häufig nur dann sinnvoll erfolgen, wenn der beteiligten Person Gelegenheit gegeben wird, von dem Akteninhalt Abschriften oder Ablichtungen anzufertigen.

In Verfahren mit gleichförmigen Eingaben oder in Verfahren, bei denen mehr als 50 Personen im gleichen Interesse beteiligt sind, hat nur deren vertretende Person ein Recht auf Akteneinsicht, wenn in diesen Fällen eine Vertretung stattfindet.

die aktenführende Behörde

Das Akteneinsichtsrecht besteht für die an einem Verwaltungsverfahren beteiligten Person. Dies sind vor allem:

• die antragstellende Person
• die Antragsgegnerin oder der Antragsgegner
• die Adressatin oder der Adressat eines Verwaltungsaktes
• Vertragspartnerin oder Vertragspartner eines öffentlich-rechtlichen Vertrags

Das Recht auf Akteneinsicht bezieht sich nur auf die das Verfahren betreffenden Akten und dabei auch nur, soweit deren Kenntnis zur Geltendmachung oder Verteidigung der rechtlichen Interessen des Beteiligten erforderlich ist.

Im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens umfasst das Akteneinsichtsrecht bis zum Abschluss des Verwaltungsverfahrens nicht Entwürfe zu Entscheidungen sowie die Arbeiten zu ihrer direkten Vorbereitung.

Die Behörde muss die Akteneinsicht nicht gestatten, wenn

• die Akteneinsicht die ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben der Behörde beeinträchtigt,
• das Bekanntwerden des Inhalts der Akten dem Wohle des Bundes oder eines Landes Nachteile bereiten würde oder
• Vorgänge nach einem Gesetz oder ihrem Wesen nach, namentlich wegen der berechtigten Interessen der Beteiligten oder dritter Personen, geheimgehalten werden müssen.

Eine Geheimhaltung wegen gesetzlicher Regelungen oder wegen berechtigter Interessen einer anderen Person ergibt sich vor allem aus dem Steuergeheimnis, dem Sozialgeheimnis, dem Datenschutz sowie daraus, dass Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu schützen sind. Auch unterliegt der Geheimhaltung dem Wesen nach die Privat- und Intimsphäre von anderen privaten Personen. Hierzu zählen in der Regel z.B. Angaben zu Einkommens- und Vermögensverhältnissen, familiären Verhältnissen oder ärztlichen Gutachten.

Normalerweise muss die an einem Verwaltungsverfahren beteiligte Person keine weiteren Unterlagen vorlegen, wenn sie Einsicht in die Akten zu einem laufenden Verfahren beantragt. Sie ist der Behörde ja als verfahrensbeteiligte Person bekannt.

Im Einzelfall kann es aber erforderlich werden, dass die Person darlegt, inwieweit die beantragte Akteneinsicht erforderlich ist, um rechtliche Interessen geltend zu machen oder zu verteidigen.

Anders verhält es sich in Fällen, in denen die Person Einsicht in Akten außerhalb eines laufenden Verwaltungsverfahrens beantragt. Hier muss die Person, die Akteneinsicht beantragt, ihr berechtigtes Interesse der aktenführenden Behörde darlegen.

Die aktenführende Behörde verlangt für Abschriften oder Ablichtungen aus der Akte Kostenerstattung.

Allgemeine Regelungen

• § 29 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG) (Akteneinsicht durch Beteiligte)
• § 2 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG)
  (Abs. 3 Nr. 2 Geltung des § 29 LVwVfG für die Tätigkeit der Behörden bei Leistungs-, Eignungs- und ähnlichen Prüfungen von Personen sowie der Schulen bei Versetzungs- und anderen Entscheidungen, die auf einer Leistungsbeurteilung beruhen)
  (Abs. 4 Satz 2 Unanwendbarkeit des § 29 LVwVfG in Berufungsverfahren im Hochschulbereich)

Spezielle Regelungen (Auswahl)

• § 72 Abs. 1 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG) (Anwendung der Vorschriften über das Planfeststellungsverfahren) i.V.m. § 29 Landesverwaltungsverfahrensgesetz (LVwVfG) (Akteneinsicht durch Beteiligte)
• § 87 Landesbeamtengesetz (LBG) (Einsicht in Personalaktendaten von Beamten)
• § 25 Zehntes Buch des Sozialgesetzbuchs (SGB X) (Akteneinsicht in Verfahren, auf die das SGB X Anwendung findet)

Dieser Text entstand in enger Zusammenarbeit mit den fachlich zuständigen Stellen. Das Innenministerium hat ihn am 23.06.2015 freigegeben.